Wirtschaft

Digitalisierung und Automatisierung in der Steuerberatungskanzlei

SWK 13/2019, 648

Aktuell hat die Diskussion über die Digitalisierung und Automatisierung von Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungskanzleien eine besondere Intensität angenommen. In Artikeln und anderen Wortmeldungen werden diese beiden Themen – Digitalisierung und Automatisierung – oft in einem Atemzug genannt. Mitunter scheint es, als würden beide Begriffe als Synonyme verwendet. Das ist jedoch falsch. Im Folgenden soll skizziert werden, wodurch sich Digitalisierung und Automatisierung unterscheiden und wie sie zusammenhängen können.

1. Digitalisierung

1.1. Was einen digitalen Betrieb ausmacht

Eine digitale Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungskanzlei (im Folgenden kurz: Kanzlei) zeichnet sich durch die Schaffung und Wartung einer einheitlichen, zentralen, digitalen Datenbasis aus, die in einer strukturierten Datenbank organisiert wird. Einheitliche Kanzleistandards ermöglichen es den berechtigten Mitarbeitern, sich nach vorgegebenen und vorhersehbaren Methoden im Datenbestand zu orientieren, Informationen abzulegen und wieder aufzufinden.

Durch organisatorische Maßnahmen ist sicherzustellen, dass der gesamte aktuelle Informationsbestand der Kanzlei in die digitale Datenbasis Eingang findet. Dies kann durch automatische Verknüpfungen von Datenquelle und Datenbank erfolgen oder durch menschliches Handeln, etwa durch das Einscannen von Dokumenten. Die Datenbank ist laufend auf dem aktuellen Informationsstand zu halten. Daher müssen alle ein- und ausgehenden Informationen möglichst zeitnah in die Datenbank eingepflegt werden, um die kontinuierliche Erledigung der Arbeiten sicher gewährleisten zu können.

1.2. Einheitlichkeit der Datenbasis

Die Struktur der Datenbasis hat vorgegebenen Regeln, die für alle Mitarbeiter verbindlich sind, zu genügen. Diese Regeln betreffen insbesondere die Kategorisierung und die Benennung der Informationen. Zweck der Einheitlichkeit ist es, nach standardisierten Methoden auf Dokumente und Informationen wieder zugreifen zu können. Werden diese Standards nicht eingehalten, so stößt die Datenbanktechnik an die Grenzen der Funktionalitäten.

Beispiel

Ein Mitarbeiter legt ein Dokument unter dem Begriff „ESt-Erkl.18“ ab und geht davon aus, mit dieser Abkürzung einen verständlichen Ausdruck gewählt zu haben. Wenn ein anderer Mitarbeiter nach dem – ebenfalls korrekten – Begriff „Einkommensteuererklärung 2018“ sucht, kann er das gesuchte Dokument nicht auf Anhieb finden. Es wäre zumindest eine zweite, alternative Suche erforderlich.

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8.0. Neuceiua

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3. Tedniegrnbcrcnl

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Eordn 866 8.8.9. Lncslmenkeüwtuigr Grwrzdsiwl

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2.9.7. Ntteueyhsloo

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6.7.7. Nngaaasnbt eul Zerentdr-Isaeerewi

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0.3. Dengsiciahueepn irr Idnskreinrlcldzrencn

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7.7.6. Uuieoedsnmei aof (ieeieemva) ionwsderoosueer Awitnescuep

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